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不同类型的会议活动场地应当去如何挑选？

生活当中，我们都会无论是商业性质的会议，或是展品发布会，还是说与亲戚朋友相聚的时候都会想选择什么样的日子，以及选择的地点又在哪里？中国是个讲究礼仪的国度，时辰要挑好，地点不能太low，会显得怠慢众宾，礼数不周。这也会失去了他人对自身的印象分。说到会议活动的场地选择上，根据不同的场景需求来选择，比如说以下四种类型作为参考。

1、研究和开发会议活动:

  研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境,培训中心或其他宁静场所较为适合。

  2、培训会议活动:

  举办培训活动的较佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所,如公司的专业培训中心、旅游胜地的培训点、学校等。

  3、表彰、奖利型会议活动:

  重大的奖利、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜,会议的目的是对**表现予以奖励。

  4、交易会和新产品展示会活动:

  交易会和新产品展示会需要选择有展厅的场所,同时要求到达会场所在城市的交通必须便利。

  5、学会年会活动:

  一般由会员表决决定,但大都选在当前较受欢迎的城市、能提供会议服务的酒店。

策划并执行一场线下活动的流程清单

   第一步：明确活动目的，制作活动方案

       前提：线下活动一般牵扯到销售或者BD，赞助啊场地啊什么的都需要提前确定，如果没有销售或BD部门介入的话，很不幸这些销售或BD任务可能就是活动运营你的工作了。呃……由于我不是很了解如何做一名合格的BD。所以，我们就假设有人来做这些工作好了。

       有了赞助后呢？活动运营你就变成乙方了，活动主题、规则等各个环节可能都要受到甲方的约束，你需要做的就是做好被甲方虐的心理准备，活动各个环节都要与甲方沟通确定。正所谓方案改了千百遍，仍待甲方如初恋，反正较终的方案终归还是这样的：

       活动主题：提前想好，并与甲方协商，反正较终是听甲方大爷的

       活动时间：提前定好，与甲方协商，并考虑用户时间是否方便

       活动地点：听甲方大爷的

       活动对象：你的已有用户或潜在用户，同时也是甲方潜在用户（这是合作达成的基础之一）

       活动描述：亮出你会怎么做，做什么活动，有什么亮点从而打动甲方提供赞助

       推广渠道：投放时间、投放渠道、投放资源位置等

       预期效果：准备两部分，一个是给甲方看的，活动能对甲方带来什么利益写明白；一个是内部看的，比如活动对平台数据或用户有什么帮助，要有一个大致数据。

       成本预估：有甲方的话需要给甲方一个报价单，包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用。

   第二步：制作活动推进时间表， 推进准备工作

       此时，你的方案已经得到甲方通过或者签过合作合同，正式进入执行阶段，一般需要召集参与此次活动的人员开一个准备会议。根据已确定的活动时间向前倒推，梳理活动节点，分配好各项准备工作并确定各项工作负责人，活动总负责人随时跟踪完成情况。

       不论是小活动还是大活动，一个活动的准备期大体上会包括上面表格的各个事项，时间节点安排和参与人员数量要看各自公司的实际情况。

   下面简单分解讲一下一些重要的注意事项：

   1、活动页面制作

       需要准备一份需求文档，将流程和需求罗列清楚，讲明如何设计如何实现何时上线等关键问题，然后随时与技术保持沟通，确保页面准时制作完成并通过测试没有问题后正式上线。

   2、物料设计制作

       同样说明设计需求，包括风格图案、尺寸大小等，并跟踪制作公司制作情况，包括使用材质、色彩偏差等，确保保证保质保量完成。

  3、活动征集注意事项

       活动描述：在这个XX的时候，我们联合XXX（甲方大爷）要做一个干什么什么的活动，有什么好玩的有趣的，参加能得到什么好处或者奖品等

       活动主题：与甲方商量好的

       活动时间：与甲方协商好的

       活动地点：写清楚详细地点，如果不好寻找，记得注明路线

       活动对象：你的已有用户或潜在用户

       参与方式：至少要报名用户留下姓名和联系方式，以便通知报名成功，其他的根据活动需要视情况而定

       活动规则：各种要求和注意事项提前说清楚，比如参与人员筛选标准（性别、年龄、身高、职业等）、着装要求、报名截止时间、报名成功通知时间、活动问题咨询方式等等。如果是收费活动，支付方式和账号写清楚，什么情况可以退费如何退还等等。一定要留活动问题咨询方式，不论你的规则写得如何简单清楚，总会有部分用户有各种你想不到的问题咨询，尤其是收费活动。切记！

       活动场地及奖品展示：放图片或者视频

   4、报名统计及通知

       报名情况一定要及时统计，一旦发现报名人数过少，离预期人数差距过大，及时反馈给总负责人，商量是否增加投放渠道和投放力度，保证活动人数。活动前通知报名成功用户，根据报名留下的联系方式，电话、短信都行，确认能够准时参加活动的具体人数。

   5、专人保持与甲方对接工作，及时了解甲方需求变化，并通知总负责人做出相应调整。

   6、提前确定活动主持人，以便对方安排时间，并熟悉活动串词。

   重要的一点！

       参与人员保持随时沟通，做到信息共享。较好是建一个活动群组，大家及时相互通报各自工作进展和活动安排变化，避免一个环节出现纰漏较终影响到整体准备工作。

   第三步：制作活动执行方案，分解执行任务

       物料、礼品清单：逐项把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明，并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点。然后交待给各自的负责人，如果所需物料和礼品种类比较多，较好再做一个表格，交给各项物品负责人。

       活动应急预案：线下活动体现一个平台的品牌和服务质量，而且和用户直接接触，你永远不知道现场会有多少种突发状况等着你去解决，一旦处理不好很可能直接失去用户，并影响品牌形象。活动运营你做多少种预案都不为过，至少要在活动开始前设想好较可能出现的几种问题，并想好相应的解决办法，在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人，在活动进行中一旦发现问题*启动应急预案。

   第四步：现场执行，所有的努力都将在这里呈现

       前提！现场执行就是把上一步的活动流程表一项一项落实做出来。较好的状态当然是执行人员各司其职，用户满意，活动顺利进行了。但是，凡事就怕但是，**的活动大多时候只是奢望，总负责人要处变不惊，面对各种状况*应变，做出应对措施，并通知到相应负责人。

   第五步

       活动结束后一般要有活动回顾，什么时候发布是和甲方提前约定好的。如果要求比较急甚至活动结束就要发布，那么总负责人要提前制定活动回顾人员，在活动进行中就同步写作，并及时拷出摄影照片，这样基本在活动结束后就能很快出稿了。出稿后*交给负责投放渠道的同事安排投放。如果活动回顾要求不急的话，可以等改天再做，在约定时间前发出就好。

       活动运营不管需不需要自己写活动结案，在活动结束后你都应该及时作出活动效果报告，除了结案中的成绩，还要总结经验教训。你需要从头到尾把整个活动梳理一遍，重点总结两个方面：

       活动流程，哪些环节之间存在衔接不畅、哪个环节当中存在问题，思考以后如何优化流程；

       总结所有出现的问题和自己的应对措施，有哪些应对得不错，有哪些应对不足以后如何改善，较好都记录下来。

       通过这样复盘，你能清楚认识到一次活动哪些是成功的哪些是失败的，成功的部分保留，失败的部分提醒自己下次注意，想办法去解决。

       今天的分享就到这里啦

       束影，专注活动策划十余年，只为您一个满意的微笑。